I dag, den 15. december, bliver Statens HR opdateret. Opdateringen betyder, at løsningen ikke må benyttes fra onsdag den 15. december kl. 16-21, hvilket også meddeles på et banner i løsningen. Opdateringen medfører en række forbedringer af løsningen, som vil blive gennemgået i dette, tidligere og kommende nyhedsbreve.

 

Se også nyhedsbrev udsendt den 8. december, hvor der var orientering om kommende opdateringer til HR-sag og fejlhåndteringsmodulet.

 

Ønsker duat følge med i de planlagte (men endnu ikke implementerede) forbedringer af Statens HR, kan du orientere dig i Roadmap for Statens HR.   

 

 

Brevskabelonerne for tillæg vil automatisk hente flere af de løndata, der findes på en medarbejders ansættelsesforhold i Statens HR, hvis disse synkroniseres fra Statens Lønløsning. Således vil tillæg af typen kvalifikations-, funktions- og engangstillæg nu blive importeret i brevskabelonen. Endvidere vil også angivelsen af om tillæg er pensionsgivende eller ej vises i skabelonen.

 

 

To nye afgangsårsager vil være tilgængelige.  De nye koder hedder hhv. ”Sorgorlov” (AKKO 192) og ”Flyttet til udlandet” (AKKO 20), og vil blive registreret i Statens Lønløsning på samme måde som andre fraværs- eller fratrædelsesregistreringer. 

 

Rapporter til visning af organisationsstruktur 

 

En ny rapport vil være tilgængelig for HR-medarbejdere og lokale administratorer. Rapporten hedder ”Afdelingshierarki” og indeholder en oversigt over afdelingshierarkiet for en juridisk enhed. Rapporten indeholder kun afdelinger, hvori der er placeret aktive ansættelsesforhold. Rapporten kan tilgås både fra rapportmodulet under samme placering som alle andre tilgængelige rapporter, og desuden via et link fra forsiden.

 

Ydermere bliver den eksisterende rapport ”Organisationstræ”, der viser en grafisk opstilling af afdelingshierarkiet, udvidet, således at der nu kan fremsøges og vises en delmængde af hierarkiet i stedet for hele hierarkiet i den juridisk enhed.

 

 

Effekthåndtering opdateres med en række ændringer som gennemgås i hovedtræk nedenfor. Der publiceres desuden opdaterede vejledninger med nye skærmbilleder og information om de nye funktioner.

 

I dag ligger effekthåndtering som et ikon under ”Øvrige moduler”. Med opdateringen får effekthåndtering sit eget faneblad ”Effekthåndtering” på forsiden af Statens HR, så det dermed bliver nemmere for medarbejderne at tilgå modulet.

 

Flere mails tilknyttet modulet vil med opdateringen få tilføjet information vedr. de effekter som opgaverne vedrører, så fx effektmedarbejderne kan se dette uden først at tilgå løsningen. Derudover kommer der links til Statens HR i alle mails, som sendes ud fra effektmodulet. Det er desværre ikke teknisk muligt at lave såkaldte dybe links direkte til effektmodulet, så linket fører i stedet til logon-siden for Statens HR. Sammen med flytningen af ikonet, vil denne ændring gøre det nemt og hurtigt at tilgå løsningen, når man har en opgave at udføre i effekthåndtering. 

 

Skærmbilledet ”Søg efter medarbejder” som benyttes af leder, HR eller effektmedarbejder til bl.a. at bestille effekter til medarbejderne får et nyt søgefelt, ”Navn hurtigsøgning”, som er meget hurtigere og mere fleksibelt at arbejde i når man skal fremsøge medarbejdere. Man kan søge direkte i feltet, og man kan nøjes med at søge efter fx fornavn eller efternavn og feltet er ikke casesensitivt, så der skelnes ikke mellem store og små bogstaver. Man kan også nøjes med at skrive et enkelt bogstav eller dele af et navn. Det eksisterende felt ”Medarbejdernavn” bibeholdes, da det rummer andre søgemuligheder, fx kan man benytte det til at tilgå avanceret søgning. Feltet opdateres dog, så det ikke længere er casesensitivt. Det nye felt ”Navn hurtigsøgning” er også tilføjet på siden ”Søg efter effekter”.

 

Skærmbilledet ”Søg efter medarbejder” (som hedder ”Mine medarbejdere” for lederne) bliver desuden opdateret med en tjekboks som hedder ”Medtag fratrådte medarbejdere”. Når man tilgår siden, vil fratrådte medarbejdere som udgangspunkt være filtreret fra, men de kan tilføjes ved, at man markerer i tjekboksen og klikker ”søg”.

 

Skærmbilledet ”Søg efter effekt” opdateres med en tjekboks som hedder ”Medtag afleverede effekter”. Når man tilgår siden, vil den som udgangspunkt vise aktuelle effekter, dvs. effekter som enten er bestilt, allerede er udleveret, eller som er ved at blive returneret. Hvis man markerer i tjekboksen og klikker ”søg” så vil effekter, som er bekræftet afleveret desuden blive vist.

 

Handlingstitlerne på visningen ”Effektmedarbejder godkendelser” omdøbes fra ”Effektaflevering” til ”Aflevering” og fra ”Effektudlevering” til ”Udlevering” så effektmedarbejderne hurtigere kan se, hvad opgaven vedrører. Derudover ændres teksten vedr. fri telefon, når der kvitteres for en telefon, så det bliver mere tydeligt, at arbejdsgiveren indberetter telefoner, der benyttes privat til skattemyndighederne. Teksten bliver fremadrettet: ”Ja, jeg vil benytte denne telefon til privat brug, og er indforstået med, at min arbejdsgiver indberetter den frie telefon til skattemyndighederne/Nej, jeg vil ikke benytte denne telefon til privat brug.”

 

 

Fremover vil det være muligt at begrænse adgangen til data, så HR medarbejdere kun kan administrere oplysninger på medarbejdere i en afgrænset del af organisationen. Hidtil har medarbejderne med HR ansvarsområdet i Statens HR automatisk haft adgang til at administrere oplysninger for alle ansatte under en institution (den juridiske enhed).  

 

Institutioner med en decentral HR organisering bør overveje at tage den nye funktionalitet i brug for at sikre, at HR medarbejderes adgang til at administrere oplysninger og persondata begrænses til den del af organisationen, som medarbejderen arbejder med (fx en enhed, forvaltning, institut m.v.). Funktionaliteten er ikke relevant for institutioner med en samlet HR funktion/Koncern HR.  

 

Rent teknisk indebærer den nye funktionalitet en ændret opsætning af, hvordan ansvarsområder fungerer i Statens HR. I dag skal ansvarsområdet ”Human ressources repræsentant” tildeles til brugere med HR-rollen, hvilket giver adgang til medarbejderdata i hele den valgte juridiske enhed. Fremover vil det være muligt at lave et ansvarsområde, der kun gælder for en delmængde af organisationshierarkiet. En delmængde vil være en afdeling med alle underliggende afdelinger. Det er ikke muligt at lave en delmængde med enkelt personer på tværs af organisationen fx studenteransættelser.  

 

Hvis I ikke ønsker at benytte den nye funktionalitet, skal I ikke gøre noget. Alle medarbejdere med en HR-rolle i Statens HR vil automatisk få ændret deres opsætning, så det afspejler den nye konfiguration, og vil få samme adgang som i dag – nemlig hele hierarkiet for den juridiske enhed, som ansvarsområdet repræsenterer. Hvis den nye funktionalitet er relevant for jer, så læs den opdaterede version af ”Vejledningen til tildelingen af ansvarsområder for HR-medarbejdere”, som er tilgængelig på Økonomistyrelsens hjemmeside. Skriv til serviceportalen, såfremt I har spørgsmål eller er i tvivl om den nye funktionalitet er relevant for jer.    

 

Bemærk: Lokale administratorer vil fortsat benytte den eksisterende opsætning, og deres ansvarsområde vil være gældende for hele den juridiske enhed deres ansvarsområde repræsenterer.

Vi har udarbejdet en ny vejledningsoversigt som nu ligger online på Økonomistyrelsens hjemmeside. Dokumentet er en oversigt over alle aktuelle brugervejledninger til Statens HR med en kort beskrivelse af hver vejlednings indhold. Oversigten indeholder ligeledes direkte links til de enkelte vejledninger, så det gerne skulle blive lettere for jer, at finde den vejledning I søger.

Næste frist for indrapportering til Statens Lønsystem er mandag den 20. december klokken 14, og det er derfor tid til at gennemgå Diskrepansrapporten for afvigelser mellem Statens Lønsystem og Statens HR.  

 

Afvigelser kan opstå, når der er foretaget ændringer i et af systemerne, som kræver godkendelse i det andet. Det kan for eksempel dreje sig om fremdaterede ændringer til arbejdstid.  

 

Det er institutionens ansvar at følge op på Diskrepansrapporten, som nu ligger tilgængelig på SFTP-sitet. Se en oversigt over kommende lønkørsler her.

Driftstatus på Statens HR opdateres løbende med seneste nyt. 

På vores hjemmeside finder du alle systemvejledninger til Statens HR. Vejledningerne bliver løbende opdateret

Udover at melde eventuelle fejl i Serviceportalen kan lokaladministratorer og superbrugere også stille spørgsmål og komme med forslag vedrørende Statens HR i Serviceportalen. Vær gerne så præcis som mulig og vedhæft eventuelt skærmdumps, der visuelt forklarer forslaget eller spørgsmålet. 

 

Husk at overstrege eller fjerne eventuelle personfølsomme data inden indsendelse. Dette gælder også, hvis der er uhensigtsmæssigheder i skabelonernes layout.