Kære læsere af Aktuelt fra Statens HR

 

Denne uges nyhedsbrev er ekstraordinært langt. Vi har især to lange og vigtige nyheder, der omhandler opdateringen af Statens HR den 21. juni og ny lov om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår, som træder i kraft den 1. juli 2023. 

 

God sommer.

I mandags afholdte vi det annoncerede gå hjem-møde hvor de fejlrettelser og den nye funktionalitet, der var med i junireleasen blev gennemgået.

 

Der var stor tilslutning til mødet, hvor over 190 loggede på mødet og hvor mange deltog aktivt. På mødet kom deltagerne med input om fejl, de havde oplevet med nogle af ændringerne i produktion. Det har betydet, at vi efterfølgende har kunne få fejlene rettet. Det drejede sig om kompensationsændringer, som ikke kunne fremsøges, valglister der var blevet til et fritekstfelt under skift af skattekort, samt et felt vedr. gruppeliv til PKAT 93, som ikke var blevet skjult.

 

Alle disse fejl er nu rettet på produktion. Tak for hjælpen!

Statens HR blev opdateret onsdag den 21. juni. Nedenfor gennemgås de relevante ændringer til løsningen. Se i øvrigt release notes for flere detaljer omkring ændringerne.

 

Brugergrupperne Medarbejderadministration og Ansættelse har været involveret i det fortsatte arbejde med at forbedre brugergrænsefladen i Statens HR. Brugergruppernes medvirken i vurdering og prioritering af en række forslag har resulteret i, at juni-releasen omfatter følgende ændringer i Statens HR:

Statusangivelserne i HR Sag er nu blevet ændret. Tidligere ændrede en status sig ikke og stod til ”Afventer kunde”, når HR-medarbejderen oprettede en serviceanmodning til Statens Administration (SAM). Det er nu ændret til, at serviceanmodningen automatisk ændrer status til ”Besked fra HR”, når HR-medarbejderen klikker på Opret > Kundeindtastning.

 

Hvis det er SAM, der har sendt en respons, kommer statusangivelsen til at hedde ”Besked fra SAM/Løn”.

 

Denne ændring indebærer, at det bliver nemmere for både SAM og HR at se, når en kunde har lavet en kundeindtastning/respons til en serviceanmodning, samt hvem det er, der skal gøre noget på serviceanmodningen.

 

Det er fortsat kun SAM, der manuelt kan ændre status.

 

I Kompensation på elementerne Basisløn, Tillæg og Tjenestemænd er der indført en beregning, så månedslønnen automatisk udregnes ud fra grundbeløbet, den gældende procentregulering og vedkommendes årsværk (arbejdstidsbrøk). Beregningen gælder kun for beløb, der er procentregulerede. Skal der gives en løndel, der ikke er procentreguleret, er det fortsat nødvendigt både at taste grundbeløbet og månedslønnen.

 

Ved ansættelser er det nødvendigt at taste den ugentlige arbejdstid, idet arbejdstiden først kan indgå i den automatiske beregning, når ansættelsen er godkendt. For ansættelser frem i tid vil udmeldte fremtidige procentreguleringer blive anvendt. Det er en forudsætning for korrekt beregning, at brugeren er opsat med dansk talformat (Dvs: -1.234,567). Talformatet ændres under ”Sæt præferencer/Regional”.

 

Hvis en medarbejder bliver tastet med forkert startdato i Statens HR, er det nødvendigt at annullere arbejdsrelationen og konvertere medarbejderen igen (se vejledning ”Medarbejder oprettet med forkert startdato”). Når medarbejderen derefter blev oprettet igen, opstod der en udfordring med, at medarbejderen ikke blev overført til effektmodulet, fordi løsningen stadig anså medarbejderen for at være annulleret. Denne udfordring er løst nu, så den genoprettede medarbejder fremadrettet også kommer videre til effektmodulet.

  

Der har været en fejl i løsningen, som har gjort, at man ikke kunne benytte CPR-modulet til genansættelser hvis medarbejderen tidligere havde mere end et ansættelsesforhold hos arbejdsgiveren. Det er rettet nu så disse typer genansættelser også kan foretages via CPR-modulet.

 

Som bekendt blev der for kort tid siden vedtaget en ny lov om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår, som træder i kraft den 1. juli 2023. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen og centralorganisationerne har i forlængelse heraf indgået en ny aftale om arbejdsgiverens pligt til at underrette den ansatte om vilkårene for ansættelsesforholdet, som også træder i kraft 1. juli 2023. Aftalen implementerer direktivets bestemmelser vedrørende arbejdsgiverens oplysningspligt, frister for oplysninger og sanktioner for manglende ansættelsesbevis og træder i stedet for loven. 

 

Som en konsekvens heraf skal skabelonerne vedr. ansættelsesbreve suppleres med en række yderligere oplysninger. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen har nu orienteret Statens HR omkring de nødvendige ændringer til skabelonerne, og vi er i Statens HR gået i gang med den tekniske opsætning af ændringerne og den efterfølgende test af alle ca. 120 skabeloner. Vi opdaterer løbende. Opdateringen af alle skabeloner forventes at være gennemført med udgangen af august måned. Indtil skabelonerne er opdateret, vil det være nødvendigt manuelt at tilføje de nye informationer.

 

I kan herunder se de tilføjelser, som Medarbejder- og kompetencestyrelsen har meddelt Statens HR skal implementeres i skabelonerne. I kan endvidere i Campus under gruppen Ansættelsesskabeloner i Statens HR se et generelt eksempel på en skabelon, hvor tilføjelserne er foretaget. Link til Campus: Ansættelsesskabeloner i Statens HR 

Hvis du ikke har adgang til gruppen, kan du fra dette link anmode om adgang til gruppen.  

 

Skabelonerne skal suppleres med følgende oplysninger:

 

Ved oplysning om arbejdssted skal det fremgå, hvis medarbejderen frit kan vælge sit arbejdssted.

 

Ved oplysning om arbejdstid skal eventuelle ordninger for overarbejde og betaling herfor også fremgå med henvisning til relevant overenskomst, aftale mv.

 

Eventuelle ordninger for vagtændringer kan indgå under pkt. 13 om særlige vilkår.

 

Ved oplysning om ferie skal varigheden af anden ret til betalt fravær også fremgå med henvisning til relevant overenskomst, aftale mv. Herudover skal anden ret til fravær som fx særlige feriedage, omsorgsdage, barns sygdom, seniorordning, barsel mv. oplyses.  

 

 

Med hensyn til fravær i forbindelse med uddannelse skal det fremgå, at ansættelsesmyndigheden kan give tjenestefrihed med hel eller delvis løn efter reglerne herom.

 

Oplysninger om ATP og oplysning om den lovpligtige arbejdsskadesikring skal fremgå.  

 

Nuværende pkt. 10 ændres til pkt.12

Nuværende pkt. 11 ændres til pkt.13

Nuværende pkt. 12 ændres til pkt.14 

 

Har I eventuelle spørgsmål vedr. skabelonopsætning omkring ændringerne, er I velkomne til at skrive til os i Serviceportalen, så vil vi i samarbejde med MEDST gøre vores bedste for at hjælpe.

Vi overgår til nyt domæne til brug for mailudsendelse fra Statens HR mandag den 3. juli.

 

Vi har i nyhedsbrevet for uge 25 varslet, at domænet til mailudsendelse i relation til serviceanmodningerne ændres fra Oraclecloud.com til StatensHR.dk. Vi arbejder på, at mails skal sendes fra eget domæne, derfor vil mails fremadrettet blive afsendt fra adressen ”noreply-prod@StatensHR.dk”.

 

Ændringen sættes op den 3. juli, så hvis I for den enkelte institution har opsat noget lokalt, som bygger på det eksisterende domæne, bedes I være forberedt på, at dette ændres.

Vi har evalueret arbejdet i brugergrupperne og bedt deltagerne svare på en række spørgsmål. Det er med glæde, at vi kan konstatere, at den generelle tilfredshed med arbejdet i brugergrupperne og med brugerinvolveringen i Statens HR ligger højt. Tilfredsheden med arbejdet i brugergrupperne er topscorer med meget flotte 4,5 på en 1-5 skala, hvor 5 er højest.

 

Resultaterne ser således ud:

De næste frister for indrapportering til Statens Lønsystem er den 6. og 20. juli klokken 14, og det er derfor tid til at gennemgå Diskrepansrapporten for afvigelser mellem Statens Lønsystem og Statens HR.

 

Afvigelser kan opstå, når der er foretaget ændringer i et af systemerne, som kræver godkendelse i det andet. Det kan for eksempel dreje sig om fremdaterede ændringer til arbejdstid.

 

Det er institutionens ansvar at følge op på Diskrepansrapporten, som nu ligger tilgængelig på SFTP-sitet. Se en oversigt over kommende lønkørsler her:

Nyhedsbrevet fra Statens HR holder sommerferie i juli måned og vender tilbage den 16. august 2022. Team Statens HR ønsker jer alle en god sommer.

Driftsstatus på Statens HR opdateres løbende med seneste nyt. 

På vores hjemmeside finder du alle systemvejledninger til Statens HR. Vejledningerne bliver løbende opdateret

Udover at melde eventuelle fejl i Serviceportalen kan lokaladministratorer og superbrugere også stille spørgsmål og komme med forslag vedrørende Statens HR i Serviceportalen. Vær gerne så præcis som mulig og vedhæft eventuelt skærmdumps, der visuelt forklarer forslaget eller spørgsmålet. 

 

Husk at overstrege eller fjerne eventuelle personfølsomme data inden indsendelse. Dette gælder også, hvis der er uhensigtsmæssigheder i skabelonernes layout.