09/02/2024

It-handlingsplansskabelonen er blevet opdateret og kan igen findes på Økonomistyrelsens hjemmeside.

 

Skabelonen skal myndighederne anvende i forbindelse med review og opfølgende møder ved Statens It-råd. Dermed bliver it-handlingsplanen det gennemgående dokument for al dialog mellem Statens It-råd og myndighederne om it-systemporteføljen.

 

Den nye skabelon er i PowerPoint og er blevet tilrettet efter et pilotforløb i efteråret 2023, hvor flere myndigheder afprøvede skabelonen og gav feedback. Den nye skabelon skal bruges af alle myndigheder fra 2024. Alle myndigheder tilbydes et opstartsmøde før deres næste møde med Statens It-råd, hvor den nye skabelon vil blive præsenteret. Derudover beskriver vejledningerne om model for porteføljestyring og review ved Statens It-råd processerne og de obligatoriske materialer.

 

Vejledningerne ligger samme sted som skabelonen på Økonomistyrelsens hjemmeside. I kan finde vejledningerne samt skabelonen ved at klikke på nedstående link.

Økonomistyrelsen har i samarbejde med Statens It-råd og flere myndigheder arbejdet på at forenkle statens it-projektmodel. Særligt har fokus været på at gøre modellen mere brugervenlig ved at fjerne redundans og skabe tydelighed i modellens krav. Af større ændringer kan det nævnes, at business case grundlaget udgår som obligatorisk styringsdokument, at statens business case model gøres enklere, at projektgrundlaget styrkes ift. information om gevinster og projektøkonomi, og at vejledninger og støtteværktøjer konsolideres til de to overordnede vejledninger.

 

Økonomistyrelsen forventer at lancere den opdaterede version af statens it-projektmodel i anden kvartal 2024. Efter lanceringen vil alle nye projekter skulle anvende den forenklede model. Projekter, som allerede har påbegyndt arbejdet på den nuværende model, kan forsat bruge denne, men der vil være mulighed for at overgå til den nye model både inden og efter lancering. Hvis I allerede har påbegyndt arbejdet med den nuværende model, kan I kontakte Statens It-råds sekretariat for vejledning om overgangsprocessen.

 

Da temavejledninger, støtteværktøjer og procesguides tages ned fra hjemmesiden ved lancering, opfordrer vi til, at I gemmer eksisterende temavejledninger og støtteværktøjer til eventuelt senere brug. Disse kan findes her.

Statens It-råd udgiver halvårligt en statusrapport, som vurderer statens store it-projekters tilstand og tildeler projekterne trafiklys. Statusrapporten er baseret på selvrapporterede data fra de 54 it-projekter, som statusrapporterer i 1. halvår 2023.​​ It-rådet har tildelt 26 grønne, 11 gule og 13 røde trafiklys. Et rødt lys angiver, at projekterne har rapporteret væsentlige afvigelser fra deres senest godkendte tidsplan og/eller økonomi og/eller har et risikobillede, der kræver øget ledelsesmæssig opmærksomhed.

 

Antallet af grønne og røde trafiklys er steget, hvorimod antallet af gule trafiklys er faldet siden rapporteringen for 2. halvår 2022. It-rådets medlemmer vurderer, at andelen (pct.) af de røde og gule trafiklys fortsat er for høj.

 

Flere projekter kommer ikke i mål inden for tidsplanen og budgettet. It-rådet vurderer, at forsinkelserne og overskridelserne af budgetterne for it-projekterne især skyldes, at projekterne er planlagt med en for høj kompleksitet, for lang varighed og at der igangsættes for mange aktiviteter i den samlede it-portefølje i forhold til myndighedernes kapacitet og ressourcer.

 

It-rådet vurderer også, at det høje samlede antal af gule og røde trafiklys, giver anledning til skærpet ledelsesopmærksomhed hos projekterne fra myndighederne. Forsinkelserne og fordyrelserne skaber uforudsigelighed om udgifterne på it-området i staten, hvilket også kan have konsekvenser for andre prioriterede initiativer som fx teknisk vedligehold og videreudvikling af it-systemer.

 

It-rådet finder det positivt, at projekter, der er igangsat siden 1. halvår 2022, er bedre afgrænset med kortere varighed og lavere projektudgifter end gennemsnittet.  

 

Du finder statusrapporten fra 1.halvår 2023 her, hvor du også kan finde de tidligere statusrapporter, som Statens It-råd har udgivet.

 

Finansministeriet har udarbejdet og offentliggjort en række analyser vedrørende den udgiftspolitiske dagsorden inden for it-området. Disse analyser samler og præsenterer information om statens it-omkostninger, -aktiviteter og -styringsrammer. Rapporten viser bl.a., at den statslige it-styring har udviklet sig betydeligt og har gjort store fremskridt i løbet af de seneste 15 år. Dog påpeger rapporten også, at der stadig er behov for udvikling og forbedringer på visse områder. Dette gælder især i tilfælde af it-projekter, der ikke når målene som planlagt, tekniske og forretningsmæssige udfordringer i it-systemer og ubalancer mellem tilgængelig kapacitet og det samlede it-aktivitetsniveau.

 

Formålet med budgetredegørelsen er at etablere et indledende fælles grundlag for at drøfte behovet for nye initiativer og tiltag, såsom at øge forudsigeligheden af omkostningerne til it og yderligere støtte myndighederne i styringen af deres it-projekter og -systemer. Finansministeriet har påbegyndt og igangsat et opfølgende analysearbejde, hvor andre relevante ministerier inddrages, for at undersøge mulighederne og konsekvenserne ved forskellige konkrete tiltag. Dette inkluderer blandt andet standardisering af data, øget realiserbarhed af it-projekter, større fokus på formålet med it og bedre balance mellem opgaver og ressourcer.

 

Kontor for it-styring i Økonomistyrelsen deltager heriblandt som en aktiv part i de igangsatte analyser, hvor Statens It-råds perspektiver bliver inddraget i arbejdet.

 

Hvis du har spørgsmål eller kommentarer, er du altid velkommen til at kontakte kontor for it-styring på it-styring@oes.dk  

 

Såfremt du har spørgsmål eller vil i kontakt med Statens It-råd, er du velkommen til at kontakte It-rådet på kontakt@itraadet.dk