I dette nyhedsbrev gennemgår vi de relevante ændringer, der indgår i opdateringen af Statens HR den 12. marts.

 

Se i øvrigt release notes for flere detaljer og skærmbilleder af ændringerne, når de bliver publiceret.

 

Under ’Kompensation’ er der tilføjet et nyt felt under ’Skyldigt beløb’ ved ’Øvrige oplysninger’. Feltet hedder 'Er der vedlagt bilag til faktura via dokumenter?' og har værdilisten Ja/Nej.

 

Der er udarbejdet målrettede handlingsflows for løst tilknyttede, så det nu er blevet mere tydeligt, hvordan denne type medarbejdere skal oprettes i Statens HR.

 

Løst tilknyttede er personer, der i en tidsbegrænset, længere periode indgår på lige fod som medarbejdere. De vil oftest have behov for en it-brugerkonto og vil indgå i sociale og faglige aktiviteter, mens de er tilknyttet - fx praktikanter, emeritus, elever i rotation og længerevarende tilknyttede eksterne konsulenter.

 

Bemærk: Institutioner, der har behov for at have mere end 5% af deres ansatte i Statens HR som løst tilknyttede, skal indgå særlig aftale herom og henvende sig i serviceportalen til Statens HR.

 

Ændret navngivning på handlinger under 'Ændr Ansættelsesforhold'
To navne på flows under 'Ændr Ansættelsesforhold' er ændret.:

DokumentRecords flyttes ind under hurtighandlingen 'Ændr ansættelsesforhold' og omdøbes til det mere mundrette 'Dokumenter'.

 

Sektionen 'Dokumenter' vises kun, når man vælger en af følgende tre handlinger under hurtighandlingen 'Ændr ansættelsesforhold':

Hurtighandlingen 'Documentrecords' vil derudover fortsat være tilgængelig som en selvstændig hurtighandling under 'Min arbejdsstyrke' og har ikke fået nyt navn. Den kan bruges til evt. bilag ved ansættelser.

 

Som noget nyt er godkendelsesnotifikationen nu også udvidet med Dokumenter. Dette indebærer, at der nu er tilføjet et link i godkendelsesnotifikationen, så dokumentet kan downloades og læses inden det godkendes. Den der godkender, kan ikke slette, tilføje eller ændre noget ved det vedhæftede dokument.  

 

Sektionen ’Uddannelse og demografisk info’, herunder felterne ’Akademisk uddannelse’ og ’Højeste uddannelsesniveau’, er nu også tilgængelige ved tilføjelse eller redigering af en ventende ansat. Uddannelsesfelterne medtages nu også i godkendelsen.

 

Hvis oplysninger er udfyldt under ‘Akademisk Uddannelse’, skal der ikke også udfyldes oplysninger om kandidatuddannelsen i 'Kompensation'. Brug kun 'Kompensation' ved tvivl om hvilken kandidatuddannelse, der skal vælges under ‘Akademisk uddannelse’. Modsat oplysninger i 'Kompensation' kan der rapporteres på oplysninger tastet i ‘Akademisk uddannelse’.

 

Der er arbejdet med udvidelse af ’Lokal admin read only rollen’, så relevante ikke-HR medarbejdere i institutionen har mulighed for at tilgå rapportmodulet og øvrige oversigtsbilleder i Statens HR uden at kunne ændre på ansættelsesforhold. Der arbejdes pt. på vejledningsmateriale. Statens HR orienterer i nyhedsbrev, når det er klart og om hvordan rollen tildeles.   

 

I forbindelse med releasen vil følgende vejledninger snarest bliver opdateret på Oes.dk:

 

HR sag     

 

Vi har udviklet to nye rapporter og forbedret fem andre rapporter.

 

Nye rapporter:

Forbedrede rapporter:

Vi har udarbejdet en ny struktur for brugervejledninger til Statens HR på Økonomistyrelsens hjemmeside. Vejledningerne er fortsat grupperet efter brugerroller, men vi har tilføjet nye underkategorier og fjernet kategorien "Øvrigt".

 

Hver vejledning er nu placeret ét sted og tilknyttet én rolle. Vi håber, at den nye struktur gør det lettere at finde de relevante vejledninger. Vi arbejder fortsat på at gøre knappen Vejled mig tilgængelig flere steder i løsningen, så vejledningerne kan tilgås direkte fra relevante flows.

 

I forbindelse med den kommende release er flere vejledninger blevet opdateret. De nye underkategorier er:

Onsdag den 5. marts afholdt vi årets første møde i brugergruppen for Statens HR. Det var et velbesøgt møde, hvor medlemmerne, både fysisk og online, drøftede en lang og omfangsrig dagsorden. Dagsordenen omfattede blandt andet:

Statens HR arbejder for en tæt, agil og dynamisk brugerinvolvering gennem faste og midlertidige brugergrupper. Disse grupper understøtter udviklingen af systemet og sikrer en løbende tilpasning af Statens HR til brugernes behov.

 

Statens HR udpeger medlemmer til brugergrupperne, som dækker både store og små institutioner, institutioner med egen HR-afdeling samt institutioner i Koncern-HR. Det sikres, at ministerområderne er bredt repræsenteret. For at deltage skal institutionen have implementeret Statens HR. Der forventes 3-4 møder à 2-4 timer om året.

 

Vil du være med i en brugergruppe? Skriv til statenshr@oes.dk.

Der udbydes løbende både fysiske og online kurser for brugere af Statens HR. Kurserne er tilpasset brugernes forskellige roller og niveauer.

 

Kurserne i Statens HR sætter dig i stand til at administrere korrekt og udnytte systemernes muligheder fuldt ud. Kurserne er generelle og tager ikke udgangspunkt i institutionsspecifikke problemstillinger.

 

Ønsker jeres institution specifik oplæring i Statens HR, tilbyder vi skræddersyede kurser til din institutions behov. Kurserne vil tage udgangspunkt i konkrete problemstillinger, som jeres institution ønsker viden om.

 

 

Læs mere om vores forskellige kurser og tilmeld dig via nedenstående knap. 

Næste frist for indrapportering til Statens Lønsystem er torsdag den 20. marts 2025 klokken 14, og det er derfor tid til at gennemgå Diskrepansrapporten for afvigelser mellem Statens Lønsystem og Statens HR.      

 

Afvigelser kan opstå, når der er foretaget ændringer i et af systemerne, som kræver godkendelse i det andet. Det kan for eksempel dreje sig om fremdaterede ændringer til arbejdstid.      

 

Det er institutionens ansvar at følge op på Diskrepansrapporten, som nu ligger tilgængelig på SFTP-sitet.

 

Se en oversigt over kommende lønkørsler her.

Driftsstatus på Statens HR opdateres løbende med seneste nyt. 

På vores hjemmeside finder du alle systemvejledninger til Statens HR. Vejledningerne bliver løbende opdateret

Udover at melde eventuelle fejl i Serviceportalen kan lokaladministratorer og superbrugere også stille spørgsmål og komme med forslag vedrørende Statens HR i Serviceportalen. Vær gerne så præcis som mulig og vedhæft eventuelt skærmdumps, der visuelt forklarer forslaget eller spørgsmålet. 

 

Husk at overstrege eller fjerne eventuelle personfølsomme data inden indsendelse. Dette gælder også, hvis der er uhensigtsmæssigheder i skabelonernes layout.