I dette nyhedsbrev gennemgår vi de relevante ændringer, der er med i den opdatering, som kommer på Statens HR den 11. marts.

 

Se i øvrigt release notes, når disse publiceres, for flere detaljer og skærmbilleder af ændringerne.

 

Der afholdes gå-hjem-møde om opdateringen den 13. marts. Som vanligt er invitationen til gå-hjem-mødet sendt til jeres driftsansvarlige.

 

 

Felter om fysisk placering fjernet
Felterne fjernes, da de ikke anvendes. I dag sidder mange i fleksible storrum, hvor oplysningen om fysisk placering håndteres på anden vis.

 

For at lette indtastning og forenkle brugergrænsefladen skjules felterne Fastansat/Tidsbegrænset og Fuldtid/Deltid. Oplysningen vil fremover alene fremgå af rapporten Medarbejderoversigt (fuldt udtræk), hvor info dannes ud fra de relevante felter på ansættelsesforholdet, hhv. Forventet slutdato og Arbejdstimer.

 

E-mailfeltet på ansættelsesforholdet fjernes fra løsningen. Feltet har altid været et sekundært felt til registrering af e-mailadresser, i tilfælde af at medarbejdere med flere ansættelsesforhold havde forskellige e-mails. Dette har vist sig ikke at være et behov, hvorfor feltet nu er fjernet, og det kun er det primære e-mailfelt under kontaktoplysninger, der benyttes fremover.

 

Registrering af ”Ansættelsesområde” vil nu blive til et felt på institutionsniveau i organisationsstrukturen og vil på den måde automatisk være tilknyttet alle medarbejdere i institutionen, medmindre en anden værdi angives specifikt på ansættelsesforholdet. Dette sikrer en mere effektiv administration, så der fremover ikke skal angives et ansættelsesområde for hver eneste ansættelse, men kun hvis personens ansættelsesområde afviger fra værdien registreret på institutionen.

 

Påmindelser i flere flows I flows for ansættelse af nye medarbejdere og ændring af data på eksisterende medarbejdere er det nu muligt at registrere påmindelser. Påmindelser angives i sektionen ”Yderligere informationer om ansættelsesforhold”. Bemærk, at påmindelser registreret i Statens HR kun ligger i Statens HR. Påmindelser, der skal registreres i SLS, skal fortsat tastes i Kompensationselementet ‘Påmindelser til SLS’.

 

Statens HR skjuler lønnummeret i ansættelses- og ændringsflows, så HR ikke kan skrive i feltet. Fremover vil alene SAM kunne opdatere lønnummeret i Statens HR. Vi skjuler lønnummeret af sikkerhedsmæssige årsager. Manuelt indtastede lønnumre skaber risiko for, at forkerte personer får løn. Vores systemer skal være designet, så lønudbetaling til forkerte personer ikke kan ske. Desværre har fortiden vist, at det er sket pga. menneskelige fejl i håndteringen af lønnummerfeltet i Statens HR. I vil dog fortsat kunne se lønnummeret i Statens HR, når I slår op på Ansættelsesforholdet og i rapporten ’medarbejderoversigt (fuldt udtræk)’.

I forrige nyhedsbrev var der mere information herom.

 

 

Der kommer et nyt element ’Skift lønnummer’. Benyt elementet, når SAM skal skifte lønnummeret i SHR, fx ved ændring fra fiktivt CPR-nummer til CPR-nummer, ændring som følge af kønsskifte og identitetstyveri eller ved supportsager, hvor skift af lønnummer er bedste løsning.

 

Alle oplysninger tastet på en ventende ansat via ‘Rediger ventende ansat’ bliver overført i konverteringen. Hvis HR2 afviser godkendelsen af den konverterede ventende ansatte, er alle data gemt. Ændringen muliggør, at I kan arbejde med at berige ansættelsen under ’Rediger ventende ansat’ frem for at gå direkte til konverteringen.

 

Nyt kompensationselement med integration af Skattekort til SLS Der er kommet en ny plan under Kompensation, ‘Skattekort’, med direkte integration til SLS. Ændringen skal godkendes af HR2. HR skal ikke sende en serviceanmodning til SAM, når den nye plan benyttes.

 

Elementet erstattes af det nye kompensationselement ’Skattekort’.

 

Feltet Skattefritaget flyttes til elementet Udland.

 

Der er kommet en ny plan under Kompensation, ‘Trækprocent’, med direkte integration til SLS. Ændringen skal godkendes af HR2. HR skal ikke sende en serviceanmodning til SAM, når den nye plan benyttes.

 

De to nye elementer ’Skattekort’ og ’Trækprocent’ kan også tilgås fra siden ’Mig’ under en ny hurtighandling, ’Selvbetjening i Statens HR’. Medarbejdere kan dermed selv taste ændringen i Statens HR og sende til godkendelse ved HR2, forudsat at I informerer herom.

 

 

Fremover hedder sektionen kun ’Tilladelser’.

Listen over tilladelser, der kan registreres, er udvidet. Formålet hermed er, at det i Statens HR vil være muligt at få et overblik over, hvilke tilladelser der er givet eller forevist, og trække en rapport.

 

Der kan vælges følgende typer af tilladelser:

Der var type FM3 på listen. Denne er fjernet. Det er en Oracle-standardværdi, som vedrører midlertidig opholdstilladelse for at bo og arbejde i Mexico.

 

For typen sikkerhedsgodkendelse kan yderligere vælges en kategori: Igangværende, Fortrolig, Yderst hemmelig, Hemmelig. OBS vedr. sikkerhedsgodkendelse: Udfyld kun sikkerhedsgodkendelse, hvis jeres direktion har godkendt, at kategorien registreres i Statens HR.

 

For alle typer af tilladelser kan anføres en dato for, hvornår tilladelsen er udstedt, modtaget eller forevist, samt en udløbsdato for, hvornår tilladelsen skal revurderes. Det kan også anføres, hvem der har udstedt tilladelsen. Typerne ’Tilladelse 1-4’ kan anvendes til institutionsspecifikke tilladelser. Tilladelser kan fortsat indtastes uden HR2-godkendelse, idet de ikke er lønbærende.

 

Det vil ikke være muligt i sektionen ’Tilladelser’ samtidig at uploade dokumenter om tilladelsen. HR kan uploade dokumenter i Statens HR under ’Dokumenter’ eller have disse i et journalsystem. Der må ikke uploades dokumenter i Statens HR om sikkerhedsgodkendelse og strafbare forhold. En hjælpetekst på siden fremhæver dette.

 

Sektionen ’Tilladelser’ findes under alle ansættelsesflows, hvor den kan tilvælges. Sektionen kan også findes under hurtighandlingen ’Identifikationsinfo og tilladelser’. Der er udarbejdet en ny rapport ’Tilladelser’, som findes under fanen Rapporter og ikonet Persondata. I denne rapport kan I få et samlet overblik over samtlige data tastet på jeres medarbejdere under Tilladelser.

 

 

Der er blevet tilføjet 2 nye fraværstyper:

Med afgangsårsag 191. Med den nye fraværstype ’Barsel: Afventer barselsplan’ vil man kunne angive en slutdato 6 måneder frem i tiden. Grunden til dette er, at Statens Refusion har behov for at have en åben fraværsregistrering, indtil refusionen er kommet på plads.

 

Graviditetsorloven registreres som normalt. Den nye fraværstype ’Barsel: Afventer barselsplan’ registreres i forlængelse af graviditetsorloven. Når man registrerer “Barsel: Afventer barselsplan” 6 måneder ud i fremtiden, så blokerer den for registrering af selve barselsplanen. Når den barslende indmelder den aktuelle fødselsdato, skal “Barsel: Afventer barselsplan” slettes eller forkortes, alt efter om fødsel er før eller efter terminsdato. Herefter skal korrekt barselsplan registreres i umiddelbar forlængelse af forrige periode.

 

Den nye fraværstype forhindrer evt. manuelle fejl ved redigering i oprindeligt indtastet graviditetsorlov og misforståelser om det aftalte, skulle ikke-HR-kyndige (leder eller personen selv) se registreringen i SHR.

 

 

Institutioner, der er på IGA, behøver fremadrettet ikke mere opdatere mails samt oprette en supportsag på at få opdateret e-mailen i Statens HR. Tidligere skulle institutionen selv rette mailen på medarbejderens ansættelse (det mailfelt, som fjernes med denne opdatering), og derudover skulle de lave en supportsag, så Statens HRs support kunne rette mailen ”bag om systemet”. Nu er der lavet en ændring til integrationen mellem IGA og Statens HR, som sørger for, at ændringer på mails på personer automatisk bliver integreret til Statens HR.

 

 

Fire nye rapporter 

De fire nye rapporter vil være tilgængelige fra fredag den 13. marts 2026.

 

I forbindelse med omlægning af feltet Ansættelsesområde, hvor der nu registreres et ansættelsesområde på den juridiske enhed, er der udarbejdet en ny rapport, ”Juridisk arbejdsgiver”, som kan findes under fanen Rapporter og ikonet Organisationsdata. Heri kan I få et overblik over de data, der er registreret på den enkelte juridiske enhed, herunder ansættelsesområde.

 

I slutningen af marts vil der endvidere blive frigivet en ny version af rapporten Medarbejderoversigt (fuldt udtræk), som vil indeholde både feltet med ansættelsesområde fra juridisk enhed og feltet alternativt ansættelsesområde fra ansættelsesforholdet.

 

I forbindelse med, at det nu er muligt at registrere diverse tilladelser på den enkelte medarbejder, er der udarbejdet en ny rapport, Tilladelser, som kan findes under fanen Rapporter og ikonet Persondata. I denne rapport kan I få et overblik over, hvilke tilladelser der er registreret på den enkelte medarbejder.

 

Denne nye rapport, Ansvarsområder, kan findes under fanen Rapporter og ikonet Revision. Den giver et overblik over tildelte ansvarsområder pr. medarbejder. I venstre side ses stamdataoplysninger om medarbejderen, mens der i højre side kan ses data på de ansvarsområder, som medarbejderen har fået tildelt. Rapporten kan benyttes i revisionsmæssige sammenhænge. Rapporten erstatter den tidligere AOR-rapport.

 

Denne nye rapport, Ansvarsområder og roller, kan som ovenstående findes under fanen Rapporter og ikonet Revision. Den giver et overblik over tildelte ansvarsområder og roller for en specifik medarbejder. Rapporten kan benyttes i revisionsmæssige sammenhænge.

 

Husk, at du altid kan få det fulde overblik over alle rapporter i Statens HR under vejledninger: Overblik over rapporter i Statens HR, hvor du også kan se flere detaljer om de enkelte rapporter.

 

 

Personlige Detaljer er nu overgået til Oracles nye layout kaldet Redwood. Statens HR skal overgå til det nye layout emne for emne i løbet af de kommende releases. I forbindelse med overgangen har vi arbejdet med hjælpeteksterne på felter under Personlige Detaljer.

 

 

Som led i den løbende overgang til systemets nye ”Redwood”-design og brugergrænseflade er følgende sider nu også konverteret:

Siderne vil som udgangspunkt være konverteret 1:1 til det nye design, og samme funktionalitet vil være gældende på siderne.

 

Der er åbnet for et nyt ikon, ’Opgaver & Bestillinger’. Ikonet kan ses af alle roller, dvs. medarbejder, leder, HR og lokaladministratorer. I løbet af de kommende år vil vi udvikle forskellige selvbetjeningsforløb, som kommer til at ligge under dette ikon.

 

Der har været problemer med funktionaliteten med effekthåndtering for ressortoverførte. Dette er rettet nu.

Der udbydes løbende både fysiske og online kurser for brugere af Statens HR. Kurserne er tilpasset brugernes forskellige roller og niveauer.  

 

Kurserne i Statens HR sætter dig i stand til at administrere korrekt og udnytte systemernes muligheder fuldt ud. Kurserne er generelle og tager ikke udgangspunkt i institutionsspecifikke problemstillinger.  

 

Ønsker jeres institution specifik oplæring i Statens HR, tilbyder vi skræddersyede kurser til din institutions behov. Kurserne vil tage udgangspunkt i konkrete problemstillinger, som jeres institution ønsker viden om.  

 

 

 Lokaladministrator i Statens HR

Læs mere om vores forskellige kurser og tilmeld dig via nedenstående knap. 

Driftsstatus på Statens HR opdateres løbende med seneste nyt. 

På vores hjemmeside finder du alle systemvejledninger til Statens HR. Vejledningerne bliver løbende opdateret

Udover at melde eventuelle fejl i Serviceportalen kan lokaladministratorer og superbrugere også stille spørgsmål og komme med forslag vedrørende Statens HR i Serviceportalen. Vær gerne så præcis som mulig og vedhæft eventuelt skærmdumps, der visuelt forklarer forslaget eller spørgsmålet. 

 

Husk at overstrege eller fjerne eventuelle personfølsomme data inden indsendelse. Dette gælder også, hvis der er uhensigtsmæssigheder i skabelonernes layout.